COMO CRIAR DOCUMENTOS, EMAILS E ETIQUETAS

O processo é feito em 7 partes:

  1. Criar um Documento
  2. Informar a conta de Email
  3. Imprimir um Documento

Criar um Documento

No cadastro de Documentos, crie um novo e informe o tipo, formato, tamanho e outros detalhes.





  1. Quanto ao Tipo, você poderá escolher entre Carta, Etiqueta ou Email, cada um requerendo mais algumas particularidades, como tamanho da folha, orientação do papel, etc.


  2. Quanto à Base de Informação, você poderá escolher entre os cadastros de:

    1. Aluno: Será gerado um único documento para cada aluno da seleção, com informações sobre o próprio, sua turma acadêmica, a unidade onde a turma é oferecida e sobre os seus responsáveis.


    2. Status: Será gerado um documento para cada turma ativa do aluno, com informações sobre o próprio, suas turmas acadêmicas, de serviço e avulsas, as unidades onde elas são oferecidas e sobre os responsáveis.


    3. Responsáveis: Será gerado um único documento para cada responsável, com informações sobre o próprio e sobre cada aluno sob sua responsabilidade.


    4. Em breve teremos outras possibilidades.

  3. Quanto à formatação do texto a ser impresso/enviado, você pode optar por 3 origens de dado:

    1. Texto Interno: Será apresentado uma tela para digitação do conteúdo a ser gerado em cada documento, onde você colocará comandos Html misturados com comandos de Mala direta (veja mais abaixo o que isso significa). Pode ser mixado com Imagens Externas. Bom para documentos curtos ou avisos rápidos.




    2. Arquivo Externo: Será apresentado uma tela para que você faça o upload de um documento, cujo conteúdo são comandos Html misturados com comandos de Mala direta. Bom para documentos mais complexos, como contratos, por exemplo.




    3. Imagem Externa: Será apresentado uma tela para que você faça o upload de uma imagem, cujo conteúdo será gerado no documento como parte única dele ou misturado com algum texto interno. Bom para cartões pré-formatados de aniversários, por exemplo.




  4. Crie o seu documento, utilizando a sintaxe do Html, estendido com comandos especiais de Mala Direta nos formatos:


    1. Campo de um Arquivo - é um comando do tipo


      2. [[ _NOMEDAVARIAVEL->NOMEDOCAMPO ## TAMANHO ]]


    2. Campo genérico - é um comando do tipo


      3. [[ _NOMEDAVARIAVEL ## TAMANHO ]]


    3. Sublinhados - é um comando do tipo


      4. [[ ## TAMANHO ]]


    4. Espaçamento - é um comando do tipo


      5. {{QTDESPAÇOS}}


    Explicando e exemplificando:

    1. {{QTDESPAÇOS}} - em HTML, os espaços que separam uma palavra de outra, quando mais de um, são ignorados e transformados em apenas um espaço. Se você precisa espaçar uma palavra de outra com exatos "N" espaços, use este comando.


      2. Ex.: "palavra1{{5}}palavra2"

      Cria: "palavra1     palavra2", com exatos 5 espaços entre cada palavra.

    2. [[ _NOMEVARIAVEL ## QTD ]] - substitui _NOMEVARIAVEL pelo valor atual dela no momento da impressão. Se a variável não existir ou tiver valor nulo, será substuida pelo caracter "_" repetido QTD vezes. Se a terminação "## QTD" não for informada e o valor da variável for nulo, nada será impresso. As seguintes variáveis estão disponíveis:


      1. [[ _HOJE ]] - retorna a data atual, por extenso


      2. [[ _IMAGEM ]] - insere, na posição indicada, a imagem salva junto com o documento


      Ex.: "Rio de Janeiro, [[ _HOJE ]]."

      Cria: "Rio de Janeiro, 26 de junho de 2009."

    3. [[ _NOMEDAVARIAVEL->NOMEDOCAMPO ## TAMANHO ]] - substitui a variável->campo pelo valor do campo, ou pelo tamanho equivalente em caracteres "_", caso o valor do campo seja nulo. As variáveis disponíveis dependem do Cadastro Base escolhido para o documento, cada qual com uma lista de campos particular:

      1. Cadastro de Alunos


        2. [[ _ALUNO ]] - ponteiro para os dados do aluno atualmente sendo impresso. Veja a lista de campos disponível

        [[ _PAI ]] - ponteiro para os dados do pai do aluno atualmente sendo impresso. Veja a lista de campos disponível

        [[ _MAE ]] - ponteiro para os dados da mãe do aluno atualmente sendo impresso. Veja a lista de campos disponível

        [[ _FINANC1 ]] - ponteiro para os dados do primeiro responsável financeiro do aluno atualmente sendo impresso. Veja a lista de campos disponível

        [[ _FINANC2 ]] - ponteiro para os dados do segundo responsável financeiro do aluno atualmente sendo impresso. Veja a lista de campos disponível

        [[ _ACAD1 ]] - ponteiro para os dados do primeiro responsável acadêmico do aluno atualmente sendo impresso. Veja a lista de campos disponível

        [[ _ACAD2 ]] - ponteiro para os dados do segundo responsável acadêmico do aluno atualmente sendo impresso. Veja a lista de campos disponível

        [[ _TURMA ]] - ponteiro para os dados da turma acadêmica do aluno atualmente sendo impresso. Veja a lista de campos disponível

        [[ _EMPRESA ]] - ponteiro para os dados da empresa financeira que faz a cobrança da turma acadêmica do aluno atualmente sendo impresso. Veja a lista de campos disponível

        [[ _UNIDADE ]] - ponteiro para os dados da unidade (campus) que oferece a turma acadêmica do aluno atualmente sendo impresso. Veja a lista de campos disponível

        Ex.: "Prezado Sr. [[ _PAI->RESPONSAV ## 40 ]], seu filho [[ _ALUNO->NOME ## 40 ]] ganhou um prêmio."

        Cria: "Prezado Sr. ROBERTO, seu filho ALEXANDRE ganhou um prêmio."

      2. Cadastro de Status
        3. - são as mesmas variáveis disponíveis para o cadastro de alunos, apenas que a TURMA será, a cada registro impresso, uma das turmas ativas do aluno na época em que você especificar, no parâmetro, que quer a impressão, mais as seguintes variáveis:

        [[ _STATUS ]] - ponteiro para alguns dados do status. Veja a lista de campos disponível

    4. Para ver como funciona o novo tipo de documento que mescla imagens com textos, clique aqui

    Informar a conta de Email

    Para que um email possa ser enviado, é necessário que o colégio informe alguns dados do seu provedor, conforme definido no Outlook, Outlook Express ou outro administador de emails equivalente.

    Entre na opção Manutenção >> Informações sobre a escola.



    Contate o pessoal de suporte se for necessário.

    Imprimir um Documento

    Selecione o documento que deseja imprimir (cartas) ou enviar (emails) e navegue para a respectiva opção no menu de navegação. Informe, em seguida, o filtro para seleção do universo de pessoas para os quais o documento deverá ser impresso/enviado.



    Em caso de impressão, após a confirmação o documento será gerado e um link será exibido na tela para sua visualização .



    Em caso de email, aguarde a confirmação de envio.



    E veja, também, o Log de Envio, para identificar quando e para quem o email foi enviado.